Como pessoas bem-sucedidas lidam com e-mail de maneira eficaz
Produtividade

Como pessoas bem-sucedidas lidam com e-mail de maneira eficaz

Emails. Eles parecem nunca parar, e é fácil ficar enterrado neles. Mas existem algumas pessoas por aí que mantêm suas caixas de entrada sob controle, aconteça o que acontecer. Seu segredo? Eles dominaram sete habilidades principais para gerenciar com eficácia seu dilúvio diário de e-mail e fazer mais.

Aqui está uma visão interna de como as pessoas bem-sucedidas lidam com e-mail de forma eficaz:

Eles reservam um tempo diariamente para lidar com e-mails.

Escolha várias janelas de tempo todos os dias para lidar com sua caixa de entrada e se concentrar nas respostas. Dependendo de suas funções, alguns profissionais reservam cinco minutos no início de cada hora para lidar com suas mensagens ou reservam um tempo todas as manhãs e tardes para lidar com seus emails. Reserve um tempo em seu calendário eletrônico para lidar com e-mails diariamente, de forma que reuniões ou qualquer outra distração o mantenham longe de lidar com seus e-mails. Ao reservar um tempo em sua agenda diária para lidar com e-mail, eles aumentam sua produtividade geral porque não estão preocupados com isso ao escrever aquele grande relatório.

Eles priorizam as respostas.

Pegue uma rápida olhada em sua caixa de entrada e algumas mensagens naturalmente saltam para você: e-mails de seu chefe, um cliente importante ou cliente potencial. Abra-os e responda imediatamente; toque uma vez e pronto. Espere mais tempo durante o dia para ler os e-mails de seus varejistas favoritos.

Eles usam respostas padrão.

Dependendo do seu trabalho, pode haver principais declarações e frases usadas com frequência. Formate-os e coloque-os em seus e-mails; isso vai lhe poupar tempo. Por exemplo, se você recebe muitas propostas como parte de seu trabalho, você pode criar uma mensagem como esta: “Obrigado por entrar em contato comigo e me enviar sua proposta. Vou dar uma olhada e voltar para você assim que puder. ” Se você usar esta resposta padrão, reduzirá o tempo gasto com e-mail.

Eles pretendem responder em 24 horas.

Isso pode parecer fácil, mas como mais e-mails chegam, mensagens são empurradas e podem ser facilmente esquecidas. Tenha como meta responder em um dia útil a todas as mensagens que chegam.

Eles não respondem a todos os e-mails.

Sim, você leia isso corretamente. Nem todo e-mail precisa de uma resposta. Se o e-mail for apenas informativo e não exigir resposta, não envie. Ou se você é uma daquelas pessoas que sente que tem que responder, envie uma resposta de uma frase, como “Obrigado. Recebi o e-mail. ”

Eles se retiram das listas de assinaturas desnecessárias.

Gerentes de e-mail realmente eficazes não se inscrevem para receber boletins diários, atualizações de blog e alertas em suas contas de mídia social . Eles utilizam outras ferramentas, como feeds RSS ou um leitor de blog, para acompanhar seus blogs e fontes de informação favoritos. E quanto aos e-mails de varejistas anunciando seus produtos? Use um e-mail separado para lidar com todas essas solicitações e navegue quando tiver tempo. Dessa forma, você não se distrairá com a última venda em sua loja favorita quando deveria estar respondendo a uma solicitação de seu chefe.

Esses e-mails geralmente demoram mais e são frequentemente enviados para sua informação (ou entretenimento). Economize algum tempo todos os dias - talvez no meio da tarde, quando você estiver procurando por uma pequena pausa - para clicar nesses e-mails e ler os artigos ou assistir aos vídeos. Quando terminar de visualizar, você pode responder ao remetente, se necessário, ou apenas clicar em excluir.

Seguindo essas etapas fáceis, você será capaz de lidar com os e-mails de maneira eficaz e dedicar mais tempo para obter seu trabalho realizado.