8 maneiras de traduzir tarefas
Comunicação

8 maneiras de traduzir tarefas

  • Emails. Memos. Descrições do projeto. Não é incomum ter uma pilha de comunicações a cada dia que temos que traduzir em tarefas nas quais podemos realmente progredir um pouco. É uma habilidade que está se tornando cada vez mais importante se você deseja realmente manter um nível razoável de produtividade. Mesmo que você planeje dizer "não" a qualquer um dos pedidos que vierem em sua direção, você ainda terá que identificá-los primeiro.

    1. Verificar solicitaçõesMais poucas pessoas enterrarão suas solicitações em comunicações educadas. Entre as perguntas sobre a sua família e o atualizando sobre o que realmente foi feito em um projeto, eles escorregam em algo como "Eu preciso que você ..." ou "Você poderia ..." ou "Por favor, cuide de ..." Essas palavras são como tags, observando que parte de um determinado memorando ou e-mail é realmente a tarefa que você precisa concluir. Vá direto para eles e pule todas as longas introduções para processar as solicitações mais rapidamente.
    2. Procure verbos de ação Nem todo mundo usa frases que tornam as solicitações fáceis de identificar. Afirmar a tarefa específica é igualmente comum - e tais afirmações podem normalmente ser encontradas examinando um documento em busca de verbos de ação. Alguns verbos de ação podem se traduzir em grandes projetos - ou são difíceis de traduzir em uma tarefa. Os verbos de ação são fáceis de encontrar, mas não são fáceis de aplicar.
    3. Leve o remetente em consideração Compreender exatamente o que alguém está pedindo que você faça é uma questão de contexto. Embora seja bom pensar que podemos simplesmente folhear uma lista de mensagens de e-mail e realizar tarefas com facilidade, o fato da questão é que você deve pelo menos ler quem lhe enviou cada mensagem para fornecer o contexto do que a mensagem significa . Afinal, se sua mãe pede que você a ajude com um site, o pedido significa algo muito diferente do que se seu supervisor lhe pede para ajudá-la com um site.
    4. Encontre o primeiro passo para os projetos maiores que caiu em sua mesa, não se preocupe em tentar planejar uma linha do tempo inteira imediatamente. Isso, por si só, é facilmente uma grande tarefa. Em vez disso, identifique o primeiro passo que você realmente precisa dar e observe que o planejamento do restante de sua abordagem também está em sua lista de tarefas pendentes. Nem sempre há uma maneira fácil de identificar uma primeira tarefa imediatamente, mas se você trabalha rotineiramente em projetos semelhantes, provavelmente pode adivinhar qual será a primeira etapa em sua próxima tarefa.
    5. Processar primeiro; há algum debate sobre se você deve tentar realizar pequenas tarefas à medida que se torna ciente delas. Pessoalmente, procuro primeiro processar todas as tarefas, exceto as menores. Por exemplo, conforme leio meu e-mail, geralmente anoto o que preciso fazer para resolver qualquer questão, problema ou tarefa específica que encontro em meus e-mails. Posso processar mais rápido quando não estou parando para completar tarefas menores.
    6. Coloque tudo em uma caixa de entrada Mesmo se você tiver que mover as mensagens sozinho, tendo uma caixa de entrada onde você pode classificar tudo pode facilitar a extração informações de todos os e-mails, documentos e muito mais que passam em seu caminho. Isso o ajuda especialmente a ver quando você está recebendo a mesma solicitação por meio de canais diferentes, minimizando a chance de duplicar seu trabalho. Mesmo se você estiver apenas pegando uma pilha de papéis e transferindo-os para sua caixa de entrada física, pode ajudar a acelerar o tempo que leva para processar esse tipo de informação, simplesmente tendo tudo em um só lugar.
    7. Peça esclarecimentosUma das poucas coisas que farei durante o processamento de novas tarefas é obter os esclarecimentos necessários. Se houver alguma coisa que me confunda, mando imediatamente um e-mail solicitando todos os detalhes ou esclarecimentos necessários para ter certeza de que estou adicionando a tarefa certa à minha lista. Se não tiver certeza de que está interpretando uma mensagem corretamente, vá em frente e confirme se está pensando da maneira certa: envie um e-mail reafirmando a tarefa e peça uma pequena confirmação.
    8. Evite pular Perguntas complicadas Ignorar um e-mail ou memorando e prometer voltar a ele mais tarde é uma maneira fácil de ter certeza de que algo vai escapar. Em vez de evitar solicitações ou tarefas complicadas, tire-os de sua caixa de entrada agora. Isso não significa que você tenha que descobri-los - se está demorando muito para tentar descobrir o que está sendo pedido para você, peça um esclarecimento. Você pode até recusar o pedido se for uma opção melhor. De qualquer maneira, porém, não deixe para depois, que nunca virá.

    Há uma dica bônus que posso oferecer: torne os e-mails e memorandos que você envia para outras pessoas fáceis de traduzir em tarefas. Embora possa não ajudá-lo a concluir suas próprias tarefas, fazer um esforço para agilizar os esforços dos outros significa que você pode minimizar idas e vindas sobre o que um colega realmente precisa realizar. Isso vai economizar mais tempo do que você espera e pode apenas convencer outra pessoa a comunicar as tarefas de forma mais clara também.

    Se você tiver alguma dica sobre como processar todas as comunicações nossas mesas em ações, podemos realmente avançar em nossas tarefas, por favor, compartilhe-as nos comentários.